Executive Assistant required in a successful battery startup, Paris, Click to Apply

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Job summary

Assistant de direction (h/f) dans une startup de batteries à Paris (50%)

Sphere-Energy (sphere-energy.eu) is a fast-growing, highly innovative startup in Paris – with the mission to accelerate the commercialization of new energy storage systems. Our focus lies on Solid-State Battery technology and electrocatalysis. In the last years we have gained clients from leading research institutions and global industrial players from the sector, have won several awards and set the base for scaling up our business.
We are now hiring a part-time executive assistant, which might be a role for you? The role can be partially remote and we offer flexible working hours.

Job description

We are hiring an executive assistant to support our founding members in day-to-day activities.
Everyone is welcome at Sphere. We know diverse teams build better products and we are committed to creating an inclusive culture built on a foundation of respect for all individuals. We encourage candidates from non-traditional backgrounds or underrepresented groups to apply.
We are not looking for a secretary, we are looking for a long-term member of the team who is willing to grow with us! Our ambition is to become a leading global company and your role is critical to our success.

Your role:

  • Calendar management and internal and external meeting coordination
  • Managing administrative interactions with suppliers and customers
  • Managing invoices and expenses of the company
  • Update of our commercial database and various administrative information
  • Take meeting notes in staff meetings as needed and follow up on action items
  • Document internal processes
  • Work closely with co-founders and staff keeping relevant stakeholders informed and make sure that information is properly filtered throughout the team and company
  • Identify gaps in communication and identify issues that need to be escalated.

Nous recrutons un assistant exécutif (h/f) pour soutenir nos membres fondateurs dans leurs activités quotidiennes. Nous ne recherchons pas de secrétaire, nous recherchons un membre à long terme de l’équipe qui souhaite grandir avec nous! Notre ambition est de devenir une entreprise mondiale de premier plan et votre rôle est essentiel à notre succès.

Tout le monde est le bienvenu chez Sphère. Nous savons que des équipes diverses créent de meilleurs produits et nous nous engageons à créer une culture inclusive fondée sur le respect de tous les individus. Nous encourageons les candidats issus de milieux non traditionnels ou de groupes sous-représentés à postuler.


  • Gestion du calendrier et coordination des réunions internes et externes
  • Gestion des interactions administratives avec les fournisseurs et les clients
  • Gestion des factures et des dépenses
  • Mise à jour de notre base de données commerciale et diverses informations administratives
  • Élaboration des rapports des réunions et suivie des actions 
  • Travailler en étroite collaboration avec les cofondateurs et le personnel en assurant la transmission des informations à l’ensemble de l’équipe et de l’entreprise. Identifiez les lacunes dans la communication et identifiez les problèmes qui doivent être signalés.


Your profile:

  • Good French and good English written and verbal skills
  • Savvy in Microsoft Office (PowerPoint, Excel, Word)
  • You are looking for a long term, part-time position as an executive assistant
  • Personal relations are important to you and you are good with working with different personalities
  • You are organized, bright, helpful and positive
  • You are excited to work for a young startup contributing to a success story
  • You work independently and goal oriented

Profil recherché:

  • Bon niveau de français et anglais, écrit et oral
  • Maîtrise de Microsoft Office (PowerPoint, Excel, Word)
  • Vous recherchez un poste à temps partiel à long terme en tant qu’assistant de direction
  • Les relations personnelles sont importantes pour vous et vous êtes doué pour travailler avec différentes personnalités
  • Vous êtes organisé, serviable et positif
  • Vous êtes enthousiaste à l’idée de travailler pour une jeune startup contribuant à notre histoire 
  • Vous travaillez de manière autonome et orientée lié à des objectifs
Disclaimer: Please be careful when looking for jobs abroad on the internet. We advise you to research any employer before accepting a job offer. For more information see our Warnings, Safety and Spotting Scams page.

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